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AUVAsicher  - Allroundtalente im Backoffice

Allroundtalente im AUVAsicher-Backoffice

Täglich sind die Präventivfachkräfte von AUVAsicher im Einsatz, um Betriebe bei der Verbesserung und Weiterentwicklung der Arbeitsbedingungen zu beraten. Ungesehen bleiben jedoch unsere Administrationskräfte in den Präventionszentren (PZ), ohne deren Leistungen eine gezielte, zeitnahe und effiziente Betreuung vor Ort nicht möglich wäre.
ein Büro mit Personen, die vor ihren Computern sitzen und arbeiten
© R. Reichhart

Doch wie gestaltet sich die tägliche Arbeit und was bedeutet es, Administrationskraft bei AUVAsicher zu sein? Das Tätigkeitsfeld der Administrationskräfte bei AUVAsicher setzt sich aus den vier Schwerpunkten Kundenservice, Datenerfassung, Terminvereinbarung und Verwaltung zusammen.

Kundenservice im Backoffice?

Selbstverständlich! Bereits vor der Anmeldung zur kostenlosen Präventionsbetreuung stehen die Administrationskräfte den Betrieben bei Fragen zur Anmeldung, zum Ablauf der Betreuung sowie zu rechtlichen Grundlagen mit Rat und Tat zur Seite. Sobald ein Antrag auf Betreuung einlangt, müssen die darin enthaltenen Daten durch die Administrationskräfte überprüft werden. Zum einen sind eventuell fehlende Angaben wie die Dienstgeber:innenkontonummer in Absprache mit den Betrieben zu ergänzen, zum anderen wird geprüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen zur Inanspruchnahme der kostenlosen Präventionsberatung erfüllt sind. Nach erfolgreicher Anmeldung profitieren die Betriebe von unserem umfangreichen Service. Die Administrationskräfte sind die erste Anlaufstelle für die von AUVAsicher betreuten Betriebe, um deren Anliegen zu bearbeiten oder gezielt an die richtigen Organisationseinheiten der AUVA weiterzuleiten. Die Bandbreite erstreckt sich von telefonischen Auskünften über die Vermittlung an die richtigen Stellen bis hin zur Übermittlung von speziellen Unterlagen, zum Beispiel zur „Sicherheits- und Gesundheitsorganisation“. Um die Kunden:Kundinnen bestmöglich zu betreuen, behalten sie die Betreuungsintervalle im Auge und melden sich zeitgerecht vor der Fälligkeit bei den Betrieben zur Vereinbarung eines individuellen Betreuungstermins.

„Die größte Herausforderung liegt für mich im Kundenservice, da ich hier mit Anfragen konfrontiert bin, die den gesamten Präventionsbereich betreffen, und immer versuche, eine schnelle und zielorientierte Lösung zu finden,“ erklärt Brigitte Glatz, Administrationskraft im PZ Wien.

Kühlen Kopf behalten!

Bei der Terminvergabe ist es essenziell, auf die Wünsche der Kunden:Kundinnen einzugehen und gleichzeitig eine schnelle, effiziente und ressourcenschonende Betreuung zu gewährleisten. Hierbei muss das Augenmerk auf zahlreiche Faktoren gelegt werden – etwa die Entfernung zwischen den Betrieben, die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Pkw, Stoßzeiten und Baustellen. Ferner muss bei der Organisation berücksichtigt werden, dass jederzeit zusätzlich kurzfristige Betreuungsanfragen oder Absagen eintreffen können.

Ansicht von oben auf ein Büro mit Personen, die an ihren Computern arbeiten
© R. Reichhart

Daten über Daten

Ein Großteil der täglichen Arbeit betrifft die administrative Verwaltung und die Pflege der Daten. Die Daten jeder einlangenden Anmeldung müssen genauestens geprüft und im System erfasst werden. Zur Gewährleistung einer kundenorientierten Betreuung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben müssen diese Daten in regelmäßigen Abständen aktualisiert und an die Realität der Betriebe angeglichen werden. Hier muss insbesondere auf Schwankungen bei der Anzahl der Dienstnehmer:innen, Änderungen der Rechtsform, Änderungen bei der Dienstgeber:innenkontonummer, der Ansprechperson oder der Adresse geachtet werden. Die akribische Datenpflege bildet einerseits das Fundament für einen reibungslosen Ablauf der Außendienste der Präventivfachkräfte, andererseits kann anhand dieser Zahlen die Entwicklung des Marktanteils von AUVAsicher bei der Präventionsbetreuung von Klein- und Mittelunternehmen festgestellt werden.

Kompetente Kommunikationspartner:innen

Neben dem Kundenservice und der Datenverwaltung gilt es weiters den Informationsaustausch in den Präventionszentren zu organisieren. Die Administrationskräfte bündeln sämtliche Anfragen der Betriebe sowie der Präventivfachkräfte und sorgen in Abstimmung mit der Einsatzleitung für schnelle und kundenorientierte Problemlösungen der unterschiedlichsten Anforderungen und Anfragen. Darüber hinaus unterstützen sie die Präventivfachkräfte bei der Suche nach einem Ersatztermin in der Nähe ihres jeweiligen Aufenthaltsortes bei kurzfristigen Terminabsagen oder Absagen vor Ort.

„Sobald mich eine Problemstellung erreicht, kommuniziere ich mit den betreffenden Kollegen:Kolleginnen und erarbeite gemeinsam mit ihnen einen Problemlösungsvorschlag. Den kläre ich in weiterer Folge mit der Einsatzleitung ab und gebe dann die Ergebnisse weiter,“ berichtet Salim Zakeri-Marakani, Administrationskraft im PZ Wien.

Zusammenfassung

Als serviceorientierte Abteilung, gilt es stets die Kundenwünsche im Auge zu behalten und die vier Schwerpunkte Kundenservice, Datenerfassung, Terminvereinbarung und Verwaltung für die von AUVAsicher betreuten Betriebe schnell, effizient und effektiv zu erledigen.


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